2013年5月31日

律師卷宗數位化之PC PDF軟體篇

  • 最後修改日:2015年2月8日

律師要無紙化,必須要熟悉PDF檔案的使用、編輯與操作。首先,我們必須選擇適當的軟體,先將檔案”轉換”成PDF檔,也就是將我們的書狀、文書檔案,轉換成PDF檔;將收到的紙本文件,掃瞄成PDF檔。然後在對這些PDF檔,予以”編輯”,例如合併、編排PDF檔頁面,製作書籤與標記等。接下來,可以將檔案儲存在雲端、或是上傳至平板電腦,供我們自己或分享給關係人閱讀與使用。

以下就Windows系統環境下,簡要說明應選擇具備何種功能的PDF編輯軟體與我的推薦:

轉換PDF

  • 寫書狀、訴訟文書時,可選擇有單鍵轉成PDF檔的文書編輯、辦公室軟體,例如免費的 Apache OpenOffice 或 LibreOffice ,寫好後,可以在工具列上按個鍵,就將編輯好的文書,直接匯出成PDF檔,非常方便。

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  • Microsoft Office 的使用者,想要有一個單鍵轉換成PDF檔在工具列上,可以使用付費的 Adobe Acrobat 安裝PDF轉檔按鍵到工具列上。
  • 也可以安裝免費的PDF產生器,安裝好後,會產生一個虛擬的印表機,可以讓人以列印的方式,將任何文件、圖檔、網頁轉換為PDF檔。
  • 對於紙本文件,就使用專業掃瞄器,轉成PDF檔。

 

編輯PDF

將檔案、網頁或紙本文件形成PDF檔後,還要能將這些PDF檔合併、編輯、製作書籤,才能在上傳至平板電腦後,做進一步的利用。

 
基本的PDF閱讀

PDF的閱讀及其輔助工具,是基本必備的:

  1. 註釋(劃線、標記文字)
  2. 搜尋內容。
  3. 選取並複製文字。

免費的PDF X-Change Viewer、Adobe Reader 就具有上述所有的功能,PDF X-Change Editor 與 Adobe Acrobat是更高檔的,它們還具有編輯PDF檔的功能。
 
進階的PDF編輯

一套完善的PDF編輯軟體,至少要具備下列功能:

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書籤製作的好壞,關係著日後能否迅速找到卷內資料

  1. 製作書籤(側邊目錄欄):這是很重要的功能!書籤製作的好壞,關係到日後在平板電腦翻閱卷宗PDF檔時,可否迅速、準確找到其中資料。這個功能,相當於紙本卷宗的整卷(對紙本卷宗製作索引目錄、貼標籤)。
  2. 編排頁面:也就是移動、刪除、旋轉、插入、取出一頁或多頁頁面,合併多個PDF檔案等等,有了這些編輯功能,才能將眾多PDF頁面,整理成一個卷宗檔案。
  3. 蓋章、電子簽章:可以在PDF頁面上蓋個圖像章或加上電子簽章。
  4. 加密:為PDF檔加上密碼。
  5. 編輯文字:直接編輯PDF檔內之文字(非掃描文字形成的圖像)。
  6. 加頁碼:在PDF頁面內增加頁碼。
  7. 文字辨識(OCR):辨識PDF頁面影像上的文字,以便進一步搜尋、標記或利用。
  8. 縮減檔案大小:有時候別人用全彩掃描而傳來的PDF檔太大、或是擷取出來的一部分PDF頁面有檔案異常變大的狀況,如果不能適度縮減這個檔案的大小,將會對日後的傳輸、分享給他人,就會造成等待時間過久的不便。

免費的PDF X-Change Viewer 就有具有製作書籤的功能,但免費的 Adobe Reader 不能製作書籤。要具有上述所有PDF編輯功能的軟體,我很推薦價格低廉的PDF X-Change Editor(約1400元);Adobe Acrobat標準版也具有上述所有的功能,但價格高昂(約12000元)。

此外,PDF X-Change Viewer與PDF X-Change Editor還有多標籤分頁(Tab)編輯的功能,可以同時開多個PDF檔,然後將其中某個PDF檔的頁面,用滑鼠選取複製到另一個PDF檔。但Adobe Acrobat欠缺此項功能。這種功能,在編輯PDF檔時,甚為方便。但PDF X-Change Editor的中文文字辨識準確率、速度,是不如Adobe Acrobat;而且,PDF X-Change Editor不能轉檔(將PDF轉成word、excel),不能製作表格,不能使用動態印章。Adobe Acrobat雖然價格昂貴,其部分功能也是其他軟體無法比擬的。但是,我還是非常推薦PDF X-Change Editor (有中文化版本)。

PDF-Xchange Editor

PDF-Xchange Editor的性價比高,有多標籤分頁功能,也有許多好用的工具。

 

推薦

因此,最佳選擇應該是:
編輯時用Tracker PDF X-Change Editor產品連結在此。該軟體也附有免費的限制部分功能使用的版本,供人試用。
有OCR、轉檔的需求時,用Adobe Acrobatt,產品連結在此。而選購附贈Adobe Acrobat的掃瞄器(例如 Fujitsu ScanSnap),是一個可以降低成本的選項,值得考慮。(註:在本文發表時,Fujitsu ScanSnap 掃描器附贈的是Adobe Acrobat X 標準版。而Adobe發行的最新版本,則是 Acrobat XI)

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