2015年12月29日

如何以電子郵件向法院遞狀?

當我們向法院遞狀時,可以使用電子郵件傳送民事書狀到法院。以電子郵件傳送書狀電子檔,不用出門,在辦公室內就可以遞狀。既省郵票錢,又快速。但這項服務僅限於民事、行政訴訟與強制執行書狀,刑事書狀還不能以電子郵件向法院遞狀。

 
司法院早已訂定「民事訴訟文書傳真及電子傳送作業辦法」「行政訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法」(原:行政訴訟文書傳真及電子傳送作業辦法),各級法院也有提供接收電子郵件傳送民事與行政書狀的服務。根據這些作業辦法,我們該如何以電子郵件向法院遞狀呢?

 

一、書狀檔案格式

書狀檔案格式以PDF檔最佳,因為採用PDF檔可以達到「所見即所得」的效果。我們可以不用擔心傳送檔案到法院列印出來後,因文書軟體版本的不同,造成法院與自己留存的格式不一樣、頁數不同。所以,在我們在電腦上用文書軟體完成一份書狀後,可以轉檔成PDF檔。如果有需要附上證物,也可以掃描成PDF檔,並直接加入在書狀PDF檔中。在傳送時,我們可以將書狀PDF檔以附件附在電子郵件中。

又雖然「所見即所得」,但法院端是以黑白雷射印表機列印書狀PDF檔出來,所以書狀內不必加入有顏色的字體或標註,反正法官也看不到這些顏色。想要提出用紅色文字強調、或附上彩色照片的書狀,就還是用紙本遞狀吧。
 

二、PDF檔書狀的簽章

依據民事訴訟法第117條規定:「當事人或代理人應於書狀內簽名或蓋章。其以指印代簽名者,應由他人代書姓名,記明其事由並簽名。」。但是我們是無法直接在書狀PDF檔中簽名或拿印章蓋章。這個問題該如何解決呢?

在技術上,我們可以將印文、簽名掃描成圖檔;或是利用網路上的印章生成器,製造一個印章圖檔 (我推薦書同文名章篆刻),然後轉換成PDF閱讀、編輯軟體上的印章,再貼在書狀PDF檔上應該簽章之處。甚至可以用自己的自然人憑證在PDF檔上作電子簽章,以便讓收受者確認是自己製作的文件。
 

三、電子郵件之格式與傳送

參考司法院制訂的「民事訴訟文書傳真及電子傳送作業辦法」「行政訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法」之「附件一:文書傳送之首頁格式」,我們可以直接在電子郵件的內容,輸入下列文字,我的例稿如下:

一、傳送者
姓名:張清浩律師
稱謂:原告訴訟代理人
地址:桃園市桃園區中山路425巷6號7樓之2
電話號碼:03-3366267
回傳電子信箱地址:lex@lex.idv.tw

二、傳送文書
名稱:民事準備書狀
頁數:5

三、送方當事人
稱謂:原告
名稱:張三

四、本案法院
名稱:台灣台北地方法院
案號:103年度勞訴字第000號
股別:仁

五、傳送文書日期:104年4月1日

六、收受者
名稱:台灣台北地方法院
電子信箱地址:tpdemail@judicial.gov.tw

此外,如果傳送者與送方當事人相同,例如是原告自己傳的,可以不用記載「三、送方當事人」之項目。又收受者如果是對造訴訟代理人或當事人,就要改成對造的名稱與電子郵件信箱地址。

電子郵件的主旨,作業辦法並沒有規定格式。我會輸入「傳送民事書狀」,然後再加上當事人姓名與書狀名稱,以便自己日後識別與檢索。

然後將書狀PDF檔做為電子郵件之附件,傳給司法院公告的各級法院電子郵件信箱。

各級法院之傳送民事與行政訴訟文書專用之電子郵件信箱及承辦人聯絡電話如下:
各級法院民事訴訟文書專用傳真及電子信箱
行政訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業各法院窗口資料
以上連結是司法院網站內的,如果發現連結失效,請自行至司法院網站查詢。
 

四、法院收受電子郵件傳送書狀後的處理

法院收到後,會將檔案以黑白雷射印表機列印出來,送收發處收文。同時也會依規定之格式回傳給傳送者,讓傳送者知道法院已經收到。通常法院會在收到電子郵件數小時之內就回傳,但如果是在法院快下班才傳,就等得到下一個工作日才會收到回傳。

由於司法院所訂的辦法是規定要在收受文書後一個工作天內回傳。所以,如果過了一個工作天,仍然沒有收到法院回傳的電子郵件,可以打電話詢問,請承辦人員回傳。

法院回傳遞狀電子郵件的畫面

法院回傳遞狀電子郵件的畫面

 

五、使用心得與經驗分享

說明完以電子郵件向法院遞狀的方式後,有下列心得與經驗,想要在此分享:

(一)電子檔簽章的有效性

在電子檔內簽名或蓋章,並不是法律原先所規範的簽名或蓋章,而是電子簽章。依據電子簽章法第9條規定:「依法令規定應簽名或蓋章者,經相對人同意,得以電子簽章為之。」,「前項規定得依法令或行政機關之公告,排除其適用或就其應用技術與程序另為規定。但就應用技術與程序所為之規定,應公平、合理,並不得為無正當理由之差別待遇。」。但是司法院曾在民國96年12月20日以院台資一字第 0960026780 號公告,將民事訴訟法第117條列在「排除適用電子簽章法之項目」內。所以,現階段是還不能在書狀上為合法的電子簽章,那司法院在多年前訂定「民事訴訟文書傳真及電子傳送作業辦法 」及「行政訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法」,就有點奇怪。因為,我們傳送的書狀,即使上面有簽章的圖案、甚至是以政府核發的自然人憑證為電子簽章,也不符合民事訴訟法第117條之規定。那麼,司法院何必訂定會讓書狀效力產生疑義的電子傳送作業辦法呢?

至於在實務的運作上,我們會看到有些法官在開庭時會要求補簽名,大部分的法官則無所謂,不會要求。不過,如果是撤回狀之類會嚴重影響當事人權益的,法院書記官是一定會要求提出有簽章的紙本書狀。

這個問題,在司法院設置線上起訴及書狀傳送作業系統以後,經過帳號的申請來確認使用者的身分;或是准許以自然人憑證為電子簽章,再由司法院將民事訴訟法第117條排除在「排除適用電子簽章法之項目」後,應該就可以解決。2015年間,司法院已啟用智慧財產行政訴訟與稅務行政訴訟之線上起訴及書狀傳送作業系統,就是採用使用者事先申請帳號的方式來處理,同時司法院也將書狀應簽名或蓋章的相關法律條文不列在「排除適用電子簽章法之項目」內。據聞2016年上半年,司法院也要啟用民事訴訟之線上起訴及書狀傳送作業系統,應該也是採用使用者需先申請帳號才能線上傳送書狀。不過,即使有啟用線上書狀傳送作業系統,相信以電子郵件傳送書狀的方式,仍然會繼續允許使用的。

(二)法院收受後的處理方式

法院收到以電子郵件傳送的書狀PDF檔後,會以黑白雷射印表機列印出來,列印品質與紙張極佳。這是非常值得讚賞的。

又依我多年來傳送的經驗,絕大多數的法院作業方式,都會依照上開電子傳送作業辦法的規定作業:「法院收受文書後,應列印並於文面加蓋機關全銜之收文章,註明頁數及加蓋騎縫章後,按收文程序辦理。」(民事訴訟文書傳真及電子傳送作業辦法第11條、行政訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法第12條第1項)。但台灣新北地方法院有不一樣的作法,該院不按收文程序辦理,而是將訴訟文書檔案直接傳給承辦股書記官;如果書記官有列印出來附卷,法官就會看到;如果書記官沒有處理,法官就看不到!經我在司法院的司法信箱留言反應,要求按收文程序辦理,仍無改善。這是蠻糟糕的狀況。所以,如果是以電子郵件向該院遞狀,請務必向承辦書記官確認!

其他我有以電子郵件傳送書狀的法院包括:最高法院、台灣高等法院、台灣高等法院高雄分院、台北高等行政法院、台灣台北地方法院、台灣士林地方法院、台灣高雄地方法院,都有按照規定的作業程序辦理。

(三)證物標籤的處理

證物文書也可以掃描成PDF檔,附在訴訟書狀之後傳送。不過,律師們在製作書狀時,有在證物右上角貼標籤供法官快速檢閱的習慣。如果還是堅持要這樣做,只好用紙本書狀遞狀。未來,隨著科技法庭的建置,當法院也將卷證電子化,那麼在紙本證物貼標籤就沒有必要了。這個時候,可以在PDF檔上設置書籤,以供閱讀者快速檢閱,也可以同時在證物PDF頁面右上角,加個「證 1」之類的文字方塊來標明。

(四)刑事訴訟書狀

民事、行政訴訟事狀,都可以用電子郵件遞狀,甚至也可以透過司法院電子訴訟文書平臺傳送書狀。那麼刑事訴訟書狀,也應允許律師與人民以電子郵件或線上傳送書狀。
 

六、更新

依據司法院在2017年9月30日修正發佈之《民事訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法》第5條第1項規定:「當事人或代理人依前條第一項規定,以電信傳真或電子郵遞設備傳送訴訟文書者,非於事件繫屬後經法院許可,不得為之。」。所以,現在要使用電子郵件遞狀,必須在事件繫屬於法院後,先以紙本書狀向法院聲請許可,在許可後,才能以電子郵件遞狀。
 

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