2013年1月31日

律師卷宗數位化之掃瞄器篇

要將事務所卷宗轉成PDF檔、存在平板電腦上,需先將其數位化。事務所卷宗的來源,可以區分為數位化電腦檔案與紙本文件。數位化電腦檔案可以透過軟體轉為PDF檔,紙本文件則需以掃瞄器將其數位化、轉成PDF檔。掃瞄器,是在紙本文件仍然充斥的環境下,律師卷宗數位化的關鍵利器。

掃瞄器,依其攜帶性,大致可區分為桌上型掃瞄器與行動掃瞄器。前者,是用來放在辦公室內,將大量紙本文件數位化;應著重其功能。後者,則是用來攜帶在外掃瞄文件,應以便利性為主。

 

桌上型掃瞄器

辦公室內的桌上型掃瞄器,其目的是要能將外來的當事人、其他訴訟關係人與法院交付或傳遞來的紙本文件,快速轉成PDF檔。是律師事務數位化的必備設備。

功能需求

桌上型掃瞄器至少應具備下列功能:

  • 高速雙面掃瞄與多張自動送紙:掃瞄器應有一次就可以掃瞄數十張紙張的自動送紙功能。饋紙式掃瞄器或附有自動送紙匣的平台式掃瞄器,可以滿足這方面的需求。再加上高速雙面掃瞄的功能,可以節省寶貴的時間。如果是選擇饋紙式掃瞄器,因為不能掃瞄裝訂或頁邊有凸出標籤的文件,所以需要先拆開文件的裝訂邊、裁掉標籤,才能放進去掃瞄。不過,但既然要將文件數位化,要拆開、剪裁,就做吧。
  • 直接掃瞄成一個多頁PDF檔:這樣就可以少掉將掃瞄而得的影像檔轉成PDF檔的步驟。
  • 中文文字辨識(OCR)功能:能將掃瞄成影像的PDF檔上的文字,予以辨識。文字辨識後的PDF檔,在PDF應用軟體下,可以搜尋其內容,也可以如同文書編輯軟體一般,直接選取其上文字並複製,以利自己進一步的編輯;也可以在文字上畫螢光筆、畫底線,以標示重點。沒有經過文字辨識的PDF檔,就做不到上述的功能。

如果有下列功能,那能更方便處理掃瞄影像:

  • 自動旋正掃瞄影像
  • 自動刪除空白頁
  • 自動校正歪斜影像
  • 自動偵測紙張大小,並自動裁切成原稿尺寸。
  • 去除底色
  • 可以用帶紙夾,掃瞄比A4大的A3或B4文件,然後結合成一個影像檔。
  • 搭贈PDF編輯軟體
選購參考

現在市場上價格在2萬元上下的A4掃瞄器,大都能符合上述多項需求。各款掃瞄器在硬體功能上或搭配軟體的功能上,還是有相當差異在。

我在2012年8月間選擇的掃瞄器是:
Fujitsu ScanSnap S1500

這是一款饋紙式掃瞄器,具備前述大部分的功能(但不能直接去除底色)。重要的是,它還搭贈正版的Adobe Acrobat X 繁體中文標準版:這是一套知名的全功能PDF檔案製作及編輯軟體。有了這一套軟體,常用且重要的PDF編輯功能,諸如插入、刪除、合併、旋轉、取出一頁或多頁頁面,合併檔案、轉檔成PDF檔等等,都能做到!不用再額外購買PDF編輯軟體。

 

行動掃瞄器

律師卷宗的來源,也包括法院卷證資料。要取得法院卷證資料的影像,原本都是以影印的方式來取得。現在,由於手持式行動掃瞄器的出現,律師或助理可以攜帶手持式掃瞄器到法院閱卷,掃瞄法院卷宗。

Avision MiWand 2 PRO

虹光行動CoCo棒2專業版掃瞄器
(Avision MiWand 2 PRO)

以我使用的經驗(截至2013年初為止)來看,手持式掃瞄器有下列優缺點:

優點
  • 攜帶方便
  • 不需接上電腦即可掃瞄
  • 有些手持式掃瞄器,是掃瞄零邊距,也就是可以緊貼卷宗裝訂邊掃瞄影像。還附有小視窗,可以在掃瞄後,大略觀察掃瞄效果;發現效果不好時,可以立即重掃。
  • 如果遇到很多人在閱卷室排隊等影印時,使用手持式掃瞄器,就可以立刻開始掃瞄,不需等待。
缺點
  • 法院卷宗頁面會有高低不平的情形,掃瞄後可能會出現影像中有一部分模糊不清。
  • 稍微有些厚度的卷宗,一面容易掃瞄;翻過去的另一面,就不容易掃瞄。墊個書本或卷宗,可以減輕這個問題的嚴重性。
  • 需將手臂懸空掃瞄,如果掃瞄張數過多,掃久以後,手會酸,手臂也會不穩,掃瞄影像就會不夠清晰、畫面歪斜不正。
  • 掃瞄回來的影像,可能還要在電腦上,以影像軟體稍作修飾(例如去除底色)。

因此,用手持式掃瞄器用來掃瞄法院卷宗,效果並不一定很好。但操作熟練後,可以減少失誤。

不過,如果使用目的,就是要節省紙張、不列印成紙本,倒是可以考慮使用。要將卷宗數位化,也可以將卷宗影印回來後,將紙張送入桌上型掃瞄器掃瞄。這項設備,並不一定需要。

 

掃瞄文件以外的用途

其實,掃瞄器不僅可以用來掃瞄文件。還可以考慮將常用書本裁切成一張張的紙張,然後全部送進桌上型掃瞄器掃瞄,並在文字辨識後,存在平板電腦內。如此一來,可以隨時參考、研讀已經數位化的書本。在參加研討會或討論案情時,也可以隨手查閱與註記。如果有手持式掃瞄器,還可以拿到圖書館將有價值的期刊論文或書中段落掃瞄,以便日後參考。

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